従業員のマイナンバーの収集について、お客様と打合せすることが多くなってきました。

収集の際の確認資料(通知カード・運転免許証・パスポートなど)のコピーを預かる際、コピーを保管するか廃棄するかが問題となります。

収集時の記録を残す意味では、資料のコピーを保管しておくことが望ましいと考えられますが、通知カードのコピーであればマイナンバーの安全管理措置が必要になります。

特にクラウドサーバーで保管・管理する場合は、せっかくシステムを利用するにもかかわらず、余計に安全管理措置が必要となります。

資料の保管義務はありませんので、シュレッダーによる細断廃棄をお勧めしています。