» 2015 » 8月のブログ記事

マイナンバーデータの保管・管理については、紙ベース、スタンドアローンのPC、自社のサーバー内、クラウドサーバーの利用など様々な方法が考えられます。

それぞれにメリット・デメリットがあると思いますが、システムベンダーなどの提案によっては、ベンダーのシステムを利用する場面に限定されていることがあります。

提案を受ける企業様の方では、それを導入すればマイナンバーのすべての対策が完了されると誤解されるケースもあります。

今後のマイナンバーの利用の拡大にともない、よりオールラウンドに活用できるツールを利用することがベターではないかと考えます。

弊所の提供するクラウド型マイナンバー保管・管理システムは、弊所とお客様が協働で適正に管理を進めるとともに、税理士などの提供先にもスムーズに業務を委託でます。

業務負担が大きいマイナンバー制度について、企業と委託先が力を合わせて対応していこうとするツールです。

従業員のマイナンバーの収集について、お客様と打合せすることが多くなってきました。

収集の際の確認資料(通知カード・運転免許証・パスポートなど)のコピーを預かる際、コピーを保管するか廃棄するかが問題となります。

収集時の記録を残す意味では、資料のコピーを保管しておくことが望ましいと考えられますが、通知カードのコピーであればマイナンバーの安全管理措置が必要になります。

特にクラウドサーバーで保管・管理する場合は、せっかくシステムを利用するにもかかわらず、余計に安全管理措置が必要となります。

資料の保管義務はありませんので、シュレッダーによる細断廃棄をお勧めしています。